Zorg ervoor dat de analyse output van Business Analyse beter wordt gebruikt door Accountmanagement en Marketing.

Heel veel organisaties herkennen het probleem dat de analyse output van een data analyse afdeling niet goed worden gebruikt of benut door de organisatie. De Database marketeers of Data analisten analyseren zich ‘suf’ en produceren veel grafieken en tabellen. Echter, heel vaak weten deze rapportages niet hun weg te vinden binnen de rest van de organisatie. Salesmensen en Marketeers hebben met name behoefte aan handzame informatie en niet zozeer aan meer en meer informatie. Daar komt bij dat analytisch ingestelde mensen op een heel andere manier communiceren dan creatieve en extraverte marketeers en salesmensen. Omdat de analyse output niet aansluit op de informatiebehoefte krijg je uiteindelijk binnen een organisatie gezeur, gemopper, frictie, gedoe en ruzie.

Ook dit probleem speelde bij mijn opdrachtgever, een grote uitgever van media en advertentieruimte. Als Teamleider was het mijn opdracht dat de analyse output van afdeling Business Analyse beter moest aansluiten op de informatiebehoefte van de interne klanten. Inmiddels waren er hoog oplopende conflicten tussen deze afdeling en diverse sales- en marketingafdelingen.

Het probleem

Al snel werd het probleem voor mij duidelijk. Sales en Marketing ‘dumpt’ een analysevraagstuk bij de analisten. Business Analyse ging direct aan de slag. Ja, want men had het altijd snel nodig. De analyse output werd dan vervolgens ‘over de schutting gegooid’ bij de betreffende afnemer. Deze kon de tabellen of grafiekjes niet interpreteren of de output sloot niet aan op zijn of haar vraagstuk of probleemstelling. De interne klant ‘dumpt’ dan vervolgens klagend een nieuw analyse vraagstuk of een aanpassing. Kortom, veel heen-en-weer-gehakketak. En uiteindelijk over en weer gemopper en ruzie.

De oplossing

Hoe gaan we ervoor zorgen dat beide partijen weer goed gaan samenwerken zodat uiteindelijk de analyse output handzame informatie wordt voor de andere afdelingen. We moeten dus de communicatie onderling beter op elkaar gaan afstemmen en stroomlijnen. We moeten ervoor zorgen dat analyse output wordt vertaald naar ‘jip-en-janneke’-informatie: handzame informatie waar men echt iets aan heeft. Niet te veel, niet te weinig en duidelijk.

De aanpak

Eerst gaan we de communicatie verbeteren. Ondanks dat de verschillende afdelingen vlak bij elkaar zitten op dezelfde verdieping werd er gepraat, gemopperd en geruzied via de e-mail. Mijn eerste oplossing voor dit probleem was heel eenvoudig: het wordt verboden om te e-mailen. Als er een analysevraagstuk binnenkort dan moet vanaf nu de Data analist gewoon even langs gaan bij de opdrachtgever. Niet terug mailen maar fysiek gaan praten.

Als er een analyse vraagstuk binnen komt, dan is het de kunst om te achter halen wat nu precies het onderliggende probleem is en welke informatie men nodig heeft. Met andere woorden de Analist moet niet meteen gaan analyseren; hij of zij moet eerst vragen gaan stellen. Tsja, en vragen stellen is lastig. Om dit probleem te tackelen hebben we binnen het team diverse rollenspellen gedaan. We hebben aan de hand van de meest voorkomende vraagstukken een lijst gemaakt van vragen. Aan de hand van dit overzicht kan de Analist gerichter en efficiënter vragen stellen. Pas als alle vragen zijn gesteld en alles is duidelijk maak je een briefing. Dit moet uiteraard ook worden afgestemd. En dan pas ga je analyseren.

De procedure vanaf binnenkomst vraagstuk tot en met rapportage en presentatie moet worden gestroomlijnd. We hebben een vraagstukformat samengesteld. Sales en Marketing moeten vanaf nu aan de hand van dit format hun vraagstuk indienen. De Database marketeer kan vervolgens vragen stellen, een briefing maken en tenslotte dit afstemmen met de interne klant.

Veel gemopper bij Sales en Marketing ontstond omdat de tabellen en grafieken niet duidelijk waren. Men begreep het gewoon niet. De taak van de Analist was vanaf nu de analyse output te vertalen naar informatie: beschrijving van de analyse, samenvatting, conclusie, duidelijke grafieken en overzichtelijke en bondige tabellen. Voorheen werd de analyse output gedropt bij de interne klant. Nu moeten de medewerkers van de Business Analyse de opgeleverde informatie gaan presenteren.

Resultaat

Stap voor stap verbeterde de samenwerking onderling doordat de opgeleverde informatie beter aansloot op de informatiebehoefte. Ook werd de zichtbaarheid van de afdeling beter. Hierdoor wisten andere afdelingen sneller hun weg te vinden naar afdeling Business Analyse. Tenslotte, werd het werk ook prettiger voor de medewerkers. Dit draagt natuurlijk ook bij aan meer werkplezier.